PolyReg Allg. Selbstregulierungs-Verein

Was ist die SRO PolyReg und für was ist sie zuständig?
Die SRO PolyReg ist eine von der FINMA anerkannte Selbstregulierungs-organisation, welche bei ihren Mitgliedern die Umsetzung der Sorgfaltspflichten des Geldwäschereigesetzes (GwG) überwacht und durchsetzt. Nicht enthalten ist in dieser Überwachung der Schutz von Anlegern, zumal auch das GwG selbst nicht zum Anlegerschutz konzipiert ist. Die SRO PolyReg übt somit keine prudentielle Aufsicht über ihre Mitglieder aus.
Wo finden sich Angaben über die der SRO PolyReg angeschlossenen Mitglieder? Gibt es eine im Internet ersichtliche Mitgliedschaftsliste?
Die Mitgliedschaftsliste der SRO PolyReg wird infolge eines GV-Beschlusses von 2004 nicht publiziert. Die FINMA führt indes ein Verzeichnis sämtlicher SRO- Mitglieder. Dieses Verzeichnis ist in elektronischer Form öffentlich zugänglich.
Interessierte Kreise können den Regulierungsstatus eines Mitglieds zudem entweder direkt bei der SRO PolyReg anfragen oder sich vom Mitglied selbst eine Mitgliedschaftsbestätigung aushändigen lassen.
Mitgliedschaftsbestätigungen können aber auch jederzeit online über die Homepage der SRO PolyReg heruntergeladen werden (in Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch). Als Empfänger einer solchen Bestätigung können Sie diese – ebenfalls online – auf Echtheit überprüfen. Die Überprüfung einer Online-Mitgliedschaftsbestätigung indiziert zugleich die Aktualität einer einmal bestätigten Mitgliedschaft.
Erteilt die SRO PolyReg Auskünfte über ihre Mitglieder, beispielsweise über Sanktionsverfahren und dergleichen?
Nein. Die Vereinsinterna der SRO PolyReg unterstehen dem Datenschutz und sind nicht öffentlich. Das gilt auch bei Medienanfragen.

B. SRO PolyReg: Anforderungen an die Mitgliedschaft

Wem steht die Mitgliedschaft in der SRO PolyReg offen?
Die Mitgliedschaft steht jeder natürlichen und juristischen Person offen, die sich als Finanzintermediär gemäss Art. 2 Abs. 2 Bst. b^bis oder Abs. 3 GwG als Finanzintermediär einer Selbstregulierungsorganisation anschliessen muss und die Voraussetzungen nach Art. 14 Abs. 2 GwG erfüllt (§3 Abs. 1 Statuten der SRO PolyReg (Statuten)).
Natürliche und juristische Personen, die nicht Finanzintermediäre nach Artikel 2 Absatz 3 GwG sind, können sich freiwillig als Mitglied anschliessen, wenn sie von der Schweiz aus für in- oder ausländische Finanzintermediäre regelmässig delegierte Sorgfaltspflichten erfüllen oder nachweisen, dass sie aus anderen Gründen für ihre geschäftliche Tätigkeit auf dem Gebiet der Finanzdienstleistungen einer Aufsicht bedürfen. Sie werden bezüglich dieser Tätigkeit gleich behandelt wie unterstellungspflichtige Finanzintermediäre (§3 Abs. 2 Statuten).
Sitzgesellschaften können nicht Mitglied der SRO PolyReg werden. Als Sitzgesellschaften gelten gemäss §23 des Reglements der SRO PolyReg (Reglement) juristische Personen, die kein Handels-, Fabrikations- oder anderes nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Geht eine Gesellschaft keiner gewerbsmässigen Tätigkeit nach oder verfügt sie über kein eigenes Personal, so kann es sich dabei um Indizien für eine Sitzgesellschaft handeln.
Wann bin ich Finanzintermediär? Wie kann ich erfahren, ob meine Tätigkeit dem GwG unterstellt ist?
Sofern sich die Antwort nicht direkt aus Art. 2 Abs. 3 GwG ergibt, berät Sie die Eidgenössische Finanzmarktaufsicht (FINMA) rechtsverbindlich zur Frage der Unterstellungspflicht. Die Praxis der FINMA ist derweil im Rundschreiben 2011/1 «Tätigkeit als Finanzintermediär nach GwG» zusammengefasst.
Wer eine dem GwG unterstellte Tätigkeit berufsmässig ausübt, benötigt entweder eine FINMA-Bewilligung oder – im Falle von Art. 2 Abs. 3 GwG – einen SRO-Anschluss. Die Schwellenwerte der Berufsmässigkeit sind in Art. 7 ff. der Geldwäschereiverordnung definiert (GwV; SR 955.01).
Welche weiteren Anforderungen werden an die Mitglieder gestellt?
Das Mitglied selbst, sowie alle mit der Verwaltung und Geschäftsführung betrauten Personen und alle Mitarbeiter, die eine GwG-relevante Aufgabe wahrnehmen, müssen einen guten Ruf in Bezug auf ihre Tätigkeit als Finanzintermediäre geniessen und Gewähr für die Erfüllung ihrer Pflichten aus dem GwG und dem Reglement bieten. Ausserdem sind Mitglieder verpflichtet, ihre Tätigkeit jederzeit nach Massgabe des Zweckartikels der Statuten auszuüben und die sich durch das GwG, die Weisungen der FINMA und das Reglement nach Art. 25 GwG ergebenden Pflichten einzuhalten. Das untersagt jegliche unerlaubte (gesetzeswidrige) Tätigkeit, insbesondere die Ausübung von bewilligungspflichtigen Tätigkeiten ohne Vorliegen entsprechender Bewilligungen, aber auch unethische Geschäftspraktiken (§4 Abs. 1 Statuten).
Ich bin zwar nicht als Finanzintermediär tätig, könnte mir jedoch vorstellen, zu gegebener Zeit eine unterstellungspflichtige Tätigkeit aufzunehmen. Kann ich mich vorsorglich bereits der SRO PolyReg anschliessen?
Die SRO PolyReg nimmt Mitglieder nicht auf Vorrat auf. Wird jedoch eine unterstellungspflichtige Tätigkeit in absehbarer Zukunft beabsichtigt und kann diese Tätigkeit bei Stellung des Aufnahmegesuchs im Detail dargelegt und dokumentiert werden (bspw. mittels Einreichung von Musterverträgen, Businessplan etc.), ist eine Mitgliedschaft auch vor Aufnahme der operativen Tätigkeit möglich. Wird hingegen keine unterstellungspflichtige Tätigkeit beabsichtigt, ist eine Mitgliedschaft nur bei Vorliegen eines anderen Grundes gemäss §3 Abs. 2 der Statuten möglich, den es zu belegen gilt (siehe Frage B.1 und B.5).
Ich bin zwar nur als Berater tätig, meine Geschäftspartner verlangen von mir jedoch, bei einer SRO angeschlossen zu sein. Kann ich mich unter diesen Voraussetzungen der SRO PolyReg anschliessen?
In solchen Fällen kann mittels Nachweises seitens der Geschäftspartner eine freiwillige Mitgliedschaft gemäss §3 Abs. 2 der Statuten beantragt werden. Gesuchsteller mit dem entsprechenden Hintergrund haben jedoch das ordentliche Aufnahmeverfahren zu durchlaufen (siehe Frage C.1) und werden wie unterstellungspflichtige Finanzintermediäre behandelt.

C. SRO PolyReg: Aufnahmeverfahren

Wie verläuft das Aufnahmeverfahren der SRO PolyReg?
Das Aufnahmeverfahren verläuft ausschliesslich im Schriftwechsel und durchläuft zwei Phasen. Es beginnt mit der Einreichung eines vollständigen Aufnahmegesuchs per Post. Der Eingang wird von der SRO PolyReg umgehend schriftlich bestätigt. Zugleich erfolgt eine erste Sichtung des Gesuchs zur Einstufung in die Beitragskategorien gemäss PolyReg-Beitragsskala und es erfolgt die Fakturierung der einmaligen so genannten Aufnahmegebühr.
Nach deren Bezahlung wird das Gesuch in der ersten Phase formell auf Vollständigkeit und Formrichtigkeit überprüft. Fehlende Unterlagen und/oder unvollständige Angaben werden unter Fristansetzung nachgefordert. Es gilt zu berücksichtigen, dass das Aufnahmegesuch gleichsam das Basisdossier eines Mitglieds darstellt, das es während der ganzen Dauer seiner Mitgliedschaft begleitet und das nach der Aufnahme vom Mitglied ständig auf dem aktuellen Stand zu halten ist (siehe Frage F.3). Das Gesuch soll deshalb leserlich erstellt sein, es darf allerdings handschriftlich ausgefüllt werden.
Sobald das Gesuch vollständig vorliegt, wird es in einer zweiten Phase materiell geprüft. Gegenstand dieser Prüfung ist, festzustellen, ob der Gesuchsteller als Finanzintermediär Gewähr für die Erfüllung der Pflichten aus dem Geldwäschereigesetz und dem Reglement der SRO PolyReg zu bieten und insbesondere rechtlich und ethisch einwandfreie Finanzdienstleistungen von hoher Qualität im Sinne von §2 Abs. 2 der Statuten zu erbringen vermag. Tauchen dabei Fragen oder Unklarheiten auf, wird der Gesuchsteller darüber schriftlich informiert, verbunden mit Fristansetzung für die ebenfalls schriftliche Beantwortung.
Liegen keine Beanstandungen vor – oder werden Sie durch die Ausführungen des Gesuchstellers aus dem Weg geräumt – entscheidet der Geschäftsführer über die Aufnahme. Der Entscheid wird mit einer schriftlichen Aufnahmebestätigung oder – im Falle einer Nichtaufnahme – einem schriftlichen, begründeten und am Schiedsgericht (siehe Fragen H.9 und H.11) beschwerdefähigen Entscheid mitgeteilt. Erfolgt eine Aufnahme, wird zudem die Jahresgebühr für das laufende Jahr erhoben.
Wie lange dauert das Aufnahmeverfahren?
Das Verfahren ist so ausgestaltet, dass ein Entscheid binnen einer Zeitspanne von 2 bis 8 Wochen ab Vorliegen eines vollständigen Gesuchs vorliegt. Dabei gilt zu berücksichtigen, dass die Nachforderung fehlender Unterlagen oder die Beantwortung von Fragen im materiellen Prüfverfahren (2. Phase) zu Abweichungen von dieser Einschätzung führen können.
Gibt es ein Expressverfahren?
Ein Expressverfahren existiert nicht.
Kann ich den Aufnahmeprozess beschleunigen, indem ich persönlich in der Geschäftsstelle der SRO PolyReg vorstellig werde?
Nein. Wir lernen Sie zwar gerne kennen, eine sorgfältige formelle und materielle Prüfung des Gesuchs ist jedoch gesetzliche Pflicht der SRO PolyReg und unabhängig von Ihrem Zeitdruck zu gewährleisten. Die Gesuchsprüfung nimmt – verbunden mit der administrativen Abwicklung – notwendigerweise eine gewisse Zeit in Anspruch. Es empfiehlt sich somit, frühzeitig mit einem Aufnahmegesuch an die SRO PolyReg heranzutreten.
Was kostet eine Mitgliedschaft bei der SRO PolyReg?
Die Kosten sind abhängig von der Betriebsgrösse (siehe auch Frage C.6). Die Abstufung der Beitragskategorien richtet sich nach der Beitragsskala der SRO PolyReg.
Grundsätzlich beträgt der einfache (einmalige) Beitrag für die Aufnahme – je nach GwG-Relevanz – bei nicht mehrheitlich GwG-relevanter Tätigkeit Fr. 900.– und bei mehrheitlich GwG-relevanter Tätigkeit Fr. 1'200.–. Für Aufnahmegesuche aus dem Bereich FinTech und neue Technologien fallen indes weitere Prüfkosten an (siehe Beitragsskala).
Nach erfolgter Aufnahme variieren die jährlich wiederkehrenden Kosten für die Mitgliedschaft (Jahresbeitrag) je nach Betriebsgrösse und GwG-Relevanz zwischen 1'000.– und 5'600.– Franken.
Für Mitglieder der Betriebsgrösse 4 (28 und mehr Personen) legt der Vorstandsausschuss die Aufnahme- und Jahresgebühr fest. Diese dürfen aber nicht tiefer sein als für Mitglieder der Betriebsgrösse 3.
Inaktive Mitglieder bezahlen pauschal Fr. 850.– Mitgliederbeitrag (siehe Frage E.3).
Wer wird bei der Beitragseinstufung alles mitgezählt?
Gemäss Beitragsskala werden (kumulativ) die in einem Betrieb geschäftsleitend tätigen und in den GwG-relevanten Bereichen allein oder kollektiv vertretungsberechtigten oder tätigen Personen mitgezählt. Doppelzählungen werden vermieden. Teilzeitpensen werden nicht berücksichtigt.
Mit welchen weiteren Kosten ist zu rechnen?
Nebst dem jährlichen Mitgliederbeitrag fallen lediglich die Kosten für die jährlichen GwG-Prüfungen und die Schulungspflicht an. Prüfungen von PolyReg-Prüfstellen werden nach Stundenaufwand gemäss einem vereinheitlichten Stundenansatz von Fr. 250.– in Rechnung gestellt. Erfolgen Prüfungen ausnahmsweise durch Ihre eigene Revisionsstelle, so gelten deren Honoraransätze (siehe Frage G.7).
Die einmalige Grundschulung kostet pro Person Fr. 650.–, die jährlichen Weiterbildungsveranstaltungen Fr. 390.– (siehe Frage F.3).
Abgesehen von dem jährlichen Mitgliederbeitrag, den Prüf- und Schulungskosten fallen keine weiteren Kosten an (wie bspw. für Mitgliederbetreuung, Erfassung von Mutationen etc.).

D. Fragen zum PolyReg-Aufnahmegesuch

Zu Seite 2: Was ist eine Referenz? Wer kann sie ausstellen?
Mit einem Referenzschreiben verbürgt sich ein Dritter gegenüber der SRO PolyReg für die Vertrauenswürdigkeit eines Gesuchstellers. Diese Referenz kann von verschiedener Seite beigebracht werden, sei es von der Hausbank des Gesuchstellers, einer Depotbank, von Geschäftspartnern oder persönlichen Referenzpersonen.
Zu Seiten 4, 11, 12 und 15: Welche GwG-Funktionen kennt die SRO PolyReg? Warum sind die Funktionen personell zu besetzen? Welche Anforderungen werden an die Funktionsträger gestellt?
Die SRO PolyReg verlangt von den Mitgliedern, dass gewisse zentrale Verantwortungsbereiche, die für die betriebsinterne Durch- und Umsetzung der Pflichten des GwG bei den Mitgliedern notwendig erscheinen, dauerhaft personell besetzt sind. Die SRO kennt die Funktion der Kontaktperson, des Verantwortlichen für die Meldung an die MROS und die Vermögenssperre, des Verantwortlichen für die Dossierführung und die interne Ausbildung (siehe Aufnahmegesuch Seiten 4, 11, 12 und 15).
Die Kontaktperson dient der SRO PolyReg als zentrale Ansprechperson, die Anweisungen für das Mitglied rechtswirksam entgegennehmen und deren interne Umsetzung beim Mitglied durchsetzen kann. Die Ansprechperson soll mindestens eine Landessprache verstehen können. Mit Blick auf ein allfälliges Schiedsgerichtsverfahren ist zudem eine im Handelsregister eingetragene Zeichnungsberechtigung sowie ein Schweizer Wohnsitz erforderlich (§41 Abs. 3 des Reglements).
Der Dossierverantwortliche ist für die korrekte Führung der Kundendokumentation zuständig und hat mit Blick auf den räumlichen Geltungsbereich des GwG sicherzustellen, dass die Akten auf schweizerischem Terrain zu jedem Zeitpunkt verfügbar sind. Namentlich muss allfälligen Auskunftsbegehren der SRO, der Prüfstelle, der FINMA sowie allfälligen Beschlagnahmebegehren der Strafverfolgungsbehörden unverzüglich nachgekommen werden können (vgl. dazu §37 Reglement).
Der Meldeverantwortliche hat sicherzustellen, dass Meldungen des Mitglieds an die MROS erstattet werden, dass eine allfällige Vermögenssperre umgesetzt wird und die SRO PolyReg ohne Verzug über MROS-Meldungen informiert wird (§42 und §43 des Reglements).
Der Ausbildungsverantwortliche hat sicherzustellen, dass die Grundschulungs- und jährliche Weiterbildungspflicht des Mitglieds erfüllt ist und die Mitarbeiter einen ausreichenden Kenntnisstand über das GwG haben (siehe Frage F.3).
Können die GwG-Funktionen mit ein und derselben Person besetzt werden?
Ja. In diesem Fall darf diese Person jedoch nicht im Ausland Wohnsitz haben (siehe Frage D.2).
Zu Seiten 8 und 16: Welche Dokumentationsanforderungen werden an Organe, Mitglieder der Geschäftsleitung, Führungspersonen und Zeichnungsberechtigte gestellt?
In der Praxis sind damit alle im Handelsregister mit Zeichnungsberechtigung vermerkten Personen, sowie diejenigen Personen, die über eine individuelle Handlungsvollmacht für den Gesuchsteller/das Mitglied verfügen gemeint. Diese sind in der Lage, für den Gesuchsteller/das Mitglied Rechte und Pflichten zu begründen, insbesondere mit Blick auf die Erbringung finanzintermediärer Tätigkeiten. Für diese Personen ist im Aufnahmegesuch jeweils eine Seite 8 auszufüllen.
Darüber hinaus sind die Dokumentationsanforderungen mit denjenigen der GwG-Funktionsträger identisch (siehe Frage D.12). Bei Personalunionen ist die erweiterte Personendokumentation selbstverständlich nur einmal einzureichen.
Zu Seite 9: Die Jahresrechnung meiner Gesellschaft wird nicht von einer Revisionsstelle geprüft. Ist das zulässig und ergeben sich für die SRO PolyReg daraus Probleme?
Sofern Ihre Gesellschaft den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann sie auf eine eingeschränkte Revision verzichten. In diesem Fall ist die Seite 9 nicht auszufüllen, beziehungsweise auf den Umstand eines Opting-Outs zu verweisen.
Wenn Sie über eine Revisionsstelle verfügen, ist sie auf dieser Seite anzugeben und die Angaben sind mit den im Gesuch verzeichneten Beilagen zu dokumentieren.
Für die Sicherstellung der GwG-Prüfung ist dies unproblematisch. Normalerweise wird ohnehin allen Mitgliedern eine GwG-Prüfstelle von der SRO PolyReg zugewiesen, es sei denn, ein Gesuch eines Mitglieds nach §34 Abs. 1 der Statuten, die eigene Revisionsstelle mit der GwG-Prüfung betrauen zu dürfen, wird vom Vorstand genehmigt (siehe Frage D.6).
Wird ein solches Gesuch im Rahmen des Aufnahmegesuchs gestellt, muss diesem eine Mandatsannahmeerklärung der auf Seite 9 angeführten Revisionsgesellschaft beiliegen. Wird ein solches Gesuch zu einem späteren Zeitpunkt gestellt, ist eine Mandatsannahmeerklärung nachzureichen.
Zu Seite 9: Ich will, dass meine Revisionsstelle die GwG-Prüfungen durchführt (Gesuchsseite 9, gemäss §34 Abs. 1 der Statuten). Was bedeutet das genau?
Normalerweise wird den Mitgliedern der SRO PolyReg eine GwG-Prüfstelle zugewiesen. Gemäss §34 Abs. 1 der Statuten besteht jedoch die Möglichkeit, auf genehmigtes Gesuch hin die aktienrechtliche Revisionsstelle des Mitglieds für die GwG-Prüfung einzusetzen. Das Recht steht jedoch nur Mitgliedern offen, die über eine im Handelsregister eingetragene Revisionsstelle verfügen. Ein Opting-out verunmöglicht eine entsprechende Gesuchsstellung.
Das Gesuch kann bereits im Aufnahmegesuch durch Ankreuzen des entsprechenden Felds auf Seite 9 des Aufnahmegesuchs gestellt werden, oder aber zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt.
Zu Seite 9: Wie kann der Nachweis erbracht werden, dass die eigene Revisionsstelle bezüglich aller GwG-Belange sachkundig ist und die Anforderungen nach §33 Abs. 2 der Statuten erfüllt?
Zwingende Voraussetzung ist, dass die Revisionsstelle über eine Zulassung der SRO PolyReg für die Durchführung von GwG-Prüfungen gemäss Art. 24a GwG verfügt. Die aktuelle Liste der zugelassenen Prüfstellen ist auf der Webseite der SRO PolyReg einsehbar.
Darüber hinaus muss die Revisionsstelle vom zu prüfenden Mitglied unabhängig sein, was sich aus Art. 728 OR und den anerkannten Richtlinien zur Unabhängigkeit der Branche ergibt.
Die Prüfstelle hat die Mandatsannahme für die Durchführung der GwG-Prüfungen gegenüber der SRO PolyReg mittels schriftlicher Annahmeerklärung zu bestätigen. Zusätzlich hat die Revisionsstelle eine Erklärung beizulegen, wonach sie sich verpflichtet, Prüfaufträge der SRO PolyReg auf Rechnung des Mitglieds auszuführen und der SRO PolyReg nach Abschluss der Prüfungshandlungen den GwG-Prüfbericht zukommen zu lassen.
Zu Seite 10: Welches sind die Dokumentationsanforderungen für GwG-relevante Mitarbeiter ohne Zeichnungsberechtigung, Organstellung und ohne spezifische GwG-Funktion?
Für diese ist je eine Seite 10 auszufüllen. Für eine grössere Anzahl von Mitarbeitern können die Personalangaben auf einer separaten Liste als Excel-Tabelle übermittelt werden.
Zu Seite 10: Mein Unternehmen arbeitet mit Agenten zusammen. Welches sind die Dokumentationsanforderungen für diese?
Agenten können als GwV-Hilfspersonen beigezogen werden und werden dabei von der Regulierung ihres Prinzipals (SRO-Mitglied) miterfasst, ohne dass sie sich selbst als Finanzintermediäre einer SRO anschliessen müssten. Dies setzt voraus, dass sie vom Prinzipal sorgfältig ausgewählt worden sind, ihre Ausbildung punkto GwG gewährleistet ist und sie vertraglich ausschliesslich an den Prinzipal gebunden sind.
In der Praxis behandelt die SRO PolyReg diese Agenten analog zu Angestellten des Finanzintermediärs und verlangt für jeden Agenten eine ausgefüllte Seite 10 und eine Kopie des Agenturvertrags. Für den rechtmässigen Vertreter eines jeden Agenten (zeichnungsberechtigte Person, die als Ansprechperson des FI fungiert) hat der Prinzipal einen Strafregisterauszug sowie eine unterschriebene und datierte Pass- oder ID-Kopie einzureichen. Schliesslich ist das Mitglied verpflichtet, quartalsweise unaufgefordert eine aktualisierte Agentenliste bei der SRO PolyReg einzureichen.
Zu Seite 14: Ich will selbst für die interne Ausbildung in GwG-Belangen verantwortlich sein (Gesuchsseite 14 gemäss §61 Abs. 3 des Reglements). Was bedeutet das genau?
Üblicherweise sind Mitglieder verpflichtet, die Schulungen der SRO PolyReg zu besuchen (§60 des Reglements). Diese organisiert in Umsetzung von §61 Abs. 1 des Reglements über das ganze Kalenderjahr verteilt mehrere Grundschulungen und Weiterbildungskurse (in verschiedenen Sprachen). Das Schulungskonzept umfasst eine ganztägige Grundausbildung (GK) und halbtägige Weiterbildungskurse (WK). Eigenschulung ist im Bereich der Grundschulung möglich. Die Weiterbildung verbleibt stets in der Obhut der SRO PolyReg.
Grosse Unternehmen (i.d.R. ab 20 Personen), welche regelmässig neue GwG-relevante Mitarbeiter einstellen, können mit Gesuchsseite 14 eine Eigenschulung für die Grundausbildung ihrer Mitarbeiter beantragen. Dabei hat das Mitglied sein Wissen selbständig und unabhängig vom Grundschulungsangebot der SRO PolyReg zu erlangen, muss jedoch sicherstellen, dass die Eigenschulung in punkto Inhalt und Umfang mit der Grundschulung der SRO PolyReg vergleichbar ist.
Die Bewilligung für eine Eigenschulung setzt im Weiteren voraus, dass das Mitglied über einen geeigneten Ausbildungsverantwortlichen mit fundierten Kenntnissen verfügt. Dieser kann mit dem GwG-Funktionsträger des Ausbildungsverantwortlichen gemäss Seite 12 des Aufnahmegesuchs identisch sein. Diesfalls hat das Mitglied ein detailliertes schriftliches Schulungskonzept zu erstellen, welches dem Geschäftsführer zur Genehmigung zu unterbreiten ist. Das Schulungskonzept hat Aufschluss zu erteilen über die Anzahl der jährlich neu eintretenden Mitarbeiter im GwG-relevanten Bereich, die Adressaten der Ausbildung, die Art der Durchführung der Schulungen und die vorhandene Infrastruktur, die Häufigkeit und Dauer der Schulungsveranstaltungen, die instruierende Personen und die zu vermittelnden Inhalte.
Wird ein entsprechendes Gesuch vom Geschäftsführer genehmigt, wacht die SRO PolyReg im Rahmen der GwG-Prüfungen auch über die Umsetzung des eingereichten Schulungskonzepts. Die Nicht-Umsetzung wird dabei ebenso sanktioniert, wie Schulungsversäumnisse an den Schulungsveranstaltungen der SRO PolyReg selbst (siehe Fragen H.1 und H.2).
Das Gesuch kann bereits im Aufnahmegesuch durch Ankreuzen des entsprechenden Felds auf Seite 14 des Aufnahmegesuchs gestellt werden, oder aber zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt.
Zu Seite 15: Welche Angaben werden auf Seite 15 des Aufnahmegesuchs verlangt?
Die Angaben von Seite 15 müssen inhaltlich identisch sein mit denjenigen der Seiten 4, 11 und 12. Die Seite ist zudem einmal vom/von Zeichnungsberechtigten des Finanzintermediärs zu unterzeichnen und zu datieren und noch einmal von sämtlichen genannten Funktionsträgern zu unterzeichnen und zu datieren.
Zu Seite 16: Welche Dokumentationsanforderungen sind mit der Bekleidung einer GwG-Funktion verbunden?
Weil die GwG-Funktionsträger gleichsam Gewährsgaranten eines Mitglieds darstellen, sind sie aufsichtstechnisch exponierter als normale Mitarbeiter eines Mitglieds. Die SRO PolyReg verlangt im Rahmen eines Aufnahmegesuchs von den GwG-Funktionsträgern deshalb eine erweiterte Personendokumentation. Diese besteht je aus einer formrichtig ausgefüllten Seite 16 des Aufnahmegesuchs, einem aktuellen Strafregisterauszug im Original, einer unterzeichneten und datierten Kopie von Pass oder ID, Lebenslauf und mindestens einem Diplom, das den Lebenslauf belegt. Werden die GwG-Funktionen im Laufe der Mitgliedschaft neu personell bestellt, ist von den neuen Funktionsträgern dieselbe Personendokumentation gefordert.
Mein Aufnahmegesuch wurde abgelehnt. Was kann ich tun?
Wenn Sie mit dem schriftlich begründeten Entscheid des Vorstandausschusses nicht einverstanden sind, steht es Ihnen frei, diesen mit einer Beschwerde an das PolyReg-Schiedsgericht weiterzuziehen (§6 Abs. 3 und §37 Abs. 1 der Statuten). Ab Eingang des Verweigerungsentscheids haben Sie 10 Tage Zeit, die Beschwerde beim Verantwortlichen für das Schiedsgericht, Dr. Georg Lechleiter, Delphinstrasse 5, 8008 Zürich, schriftlich anzumelden (Datum des Poststempels ist massgebend für die Beurteilung des rechtzeitigen Eingangs). Dabei genügt eine blosse Anmeldung. Eine Begründung ist vorerst nicht erforderlich. Sie werden vom Verantwortlichen für das Schiedsgericht dazu separat und unter Fristansetzung aufgefordert.
Dem Verantwortlichen für das Schiedsgericht kommt die Prozessleitung bis zum Vorliegen einer schriftlichen Beschwerdebegründung und Beschwerdeantwort zu. Er setzt Ihnen und der SRO PolyReg entsprechende Fristen an, droht Versäumnisfolgen an und zieht von Ihnen die für diesen Fall auf 2'000.– Fr. festgesetzte Einschreibegebühr ein (§38 Abs. 7 der Statuten; siehe Frage H.13).
Das Schiedsgericht überprüft angefochtene Beschlüsse frei (§38 Abs. 5 der Statuten). Seine Entscheide sind endgültig (§35 Abs. 2 der Statuten und Entscheid des Zürcher Obergerichts, publiziert in ZR 104 Nr. 47).
Einer Beschwerde über einen Nichtaufnahmeentscheid kommt jedoch keine aufschiebende Wirkung zu. Der Fristenlauf der Unterstellungsfrist von Art. 11 Abs. 1 lit. b der Geldwäschereiverordnung (GwV) wird damit nicht unterbrochen.

E. SRO PolyReg: Fragen zu Konsequenzen und Modalitäten einer Mitgliedschaft

Was geschieht mit meinen Daten bei der SRO PolyReg?
Die SRO PolyReg sammelt und verwaltet die vom Gesetz vorgesehenen Daten betreffend ihre Mitglieder und ihre eigene Tätigkeit, führt die Prüfungen zur Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch und erstattet die notwendigen Meldungen nach GwG und den Weisungen der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (§2 Abs. 3 und §17 der Statuten).
Somit kann es im gesetzlich vorgesehenen Rahmen zu einem Datenaustausch mit der FINMA kommen. Darüber hinaus hält sich die SRO PolyReg strikt an die Vorgaben des Datenschutzgesetzes und behandelt alle Daten vertraulich. Das heisst insbesondere, dass die SRO PolyReg über Vereinsinterna keine Auskunft erteilt, weder an andere Vereinsmitglieder noch an Aussenstehende (§17 Abs. 2 der Statuten).
Einzelanfragen Dritter über das Bestehen einer Mitgliedschaft werden jedoch beantwortet. Die Mitgliederliste der SRO PolyReg ist aufgrund eines GV-Beschlusses nicht öffentlich. Die FINMA führt indes ein Verzeichnis sämtlicher SRO Mitglieder. Dieses Verzeichnis ist in elektronischer Form öffentlich zugänglich.
Ich will mich als passives Mitglied der SRO PolyReg anschliessen. Geht das?
Nein. Die SRO PolyReg kennt das Instrument der Passivmitgliedschaft nicht (siehe Fragen B.4 und E.3).
Ich habe davon Kenntnis, dass die SRO PolyReg inaktive Mitglieder kennt. Was bedeutet Inaktivität und wie kann ich inaktives Mitglied werden?
Inaktive Mitglieder sind Mitglieder, die auf das Ende eines Kalenderjahres hin durch die Einreichung eines Inaktivitätsformulars verbindlich erklären, für die Dauer des kommenden Kalenderjahres nicht berufsmässig im Sinne der Geldwäschereiverordnung (GwV) als Finanzintermediär tätig zu werden. Die rechtzeitige Einreichung des Formulars bewirkt, dass das Mitglied im kommenden Kalenderjahr einen geringeren Mitgliederbeitrag (850.– Fr. pauschal) bezahlt und automatisch von der Grundausbildung und der jährlichen Weiterbildungspflicht dispensiert ist.
Keine Auswirkung hat die so erlangte Inaktivität jedoch auf die Prüfpflicht: Auch die inaktiven Mitglieder werden in der Regel jährlich geprüft. Dabei dient die Prüfung vornehmlich dem Zweck, die tatsächliche Inaktivität, die bis hierhin erst prospektiv deklariert worden ist, zu verifizieren. Ergibt die Prüfung, dass ein Mitglied trotz deklarierter Inaktivität berufsmässig als Finanzintermediär tätig ist, wird das Mitglied umgehend reaktiviert und dabei die Differenz zum regulären Mitgliederbeitrag nach-fakturiert. Zudem lebt die Ausbildungspflicht für das laufende Kalenderjahr ohne weiteres wieder auf.
Zu berücksichtigen gilt es zudem, dass die SRO PolyReg Inaktivitätserklärungen im ersten Jahr der Mitgliedschaft nicht akzeptiert und auf entsprechende Erklärungen von Neumitgliedern, die unter dem Jahr eintreten erst dann eingeht, wenn diese mindestens der Grundschulungspflicht von §39 Abs. 2 der Statuten i.V.m. §60 Abs. 2 des Reglements genügt und die Erstprüfung absolviert haben (siehe Fragen F.3 und G.2).
Zudem ist eine einmal abgegebene Inaktivitätserklärung nicht unbeschränkt gültig und wird vielmehr immer nur für ein jeweiliges Kalenderjahr berücksichtigt. Es obliegt den Mitgliedern, die Inaktivitätserklärung (gegebenenfalls regelmässig) rechtzeitig einzureichen. Auf verspätete Mitteilungen wird nicht eingegangen, selbst wenn eine faktische Inaktivität besteht.
Welche Periodizitäten bestehen in der Abwicklung des Vereinsjahres für mich als Mitglied?
Die SRO PolyReg ist so eingestellt, dass ihre gesetzliche Leistung mit den Anforderungen des Geschäftsalltags ihrer Mitglieder bestmöglich interagiert. Mitglieder sind wiederkehrenden Anforderungen ausgesetzt. Dabei ergeben sich folgende Zyklen:
Das Beitragsjahr richtet sich nach dem Kalenderjahr – unabhängig vom Zeitpunkt des Ein- oder Austritts eines Mitglieds. Es wird nicht pro rata temporis abgerechnet, weil die SRO PolyReg – abhängig von der Zahl ihrer Mitglieder per 31. Dezember eines Kalenderjahres, jedoch unabhängig von deren Grösse, Aktivitätsgrad und Dossierzahl – der FINMA eine jährliche Aufsichtsabgabe zu entrichten hat. Es ist deshalb sachgemäss, von austretenden Mitgliedern, die per 1. Januar des darauffolgenden Kalenderjahres noch Mitglied waren, ebenso wie von unter dem Jahr eintretenden Neumitgliedern den vollen Beitrag zu erheben.
Die anteiligen Kosten an der Aufsichtsabgabe betragen derzeit durchschnittlich 350.– Fr. je Mitglied. Sie werden den Mitgliedern jedoch nicht separat überwälzt, sondern sind im Mitgliederbeitrag vielmehr bereits enthalten.
Das Schulungsjahr richtet sich ebenfalls nach dem Kalenderjahr. Demnach hat jedes Mitglied zwischen Januar und Dezember mindestens einen Vertreter in den jährlichen Wiederholungskurs zu schicken. Die Grundschulung ist wiederum innert 6 Monaten nach Eintritt in den Betrieb zu absolvieren (siehe Frage F.3).
Der Inaktivitätszyklus richtet sich mit Blick auf die vorstehenden Ausführungen zum Beitrags- und Schulungsjahr und unter Berücksichtigung Frage E.3 nach dem Kalenderjahr.
Der Prüfrhythmus richtet sich nicht nach dem Kalenderjahr, sondern wird initial durch den Zeitpunkt der Aufnahme und anschliessend durch den Zeitpunkt der letzten Prüfung getaktet. Zu beachten ist dabei, dass auch die Prüfperiode sich nicht nach dem Kalenderjahr richtet, sondern jeweils den ganzen Zeitraum seit der letzten Prüfung umfasst. Aufgrund der aufsichtsrechtlichen Kernaufgabe der SRO PolyReg kommt dem Prüfrhythmus bei der Beantwortung verschiedener Fragen – insbesondere mit Blick auf die Inaktivität – eine prioritäre Bedeutung vor dem Beitragszyklus zu (siehe Frage G.2).

F. SRO PolyReg: Aufrechterhaltung und Ende der Mitgliedschaft

Ich bin soeben als Mitglied der SRO PolyReg aufgenommen worden. Was muss ich nun tun?
Sie haben ab sofort sicherzustellen, dass Sie alle Vereinspflichten einhalten. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Pflichtwahrnehmung Ihnen obliegt, während es Aufgabe der SRO PolyReg ist, Sie dabei zu überwachen, Sie allenfalls auf Pflichtwidrigkeiten aufmerksam zu machen und die Pflichtwahrnehmung notfalls mit Sanktionen durchzusetzen.
Zudem obliegt es ebenfalls Ihnen selbst, Rechte, die Ihnen per Statuten und Reglement zustehen, wahrzunehmen und dabei allenfalls bestehende Fristen und Termine einzuhalten.
Wo kann ich nachlesen, was meine Aufgaben sind, wenn ich es nicht mehr weiss?
Die Pflichten der Mitglieder ergeben sich aus den Statuten und dem Reglement der SRO PolyReg.
Die SRO PolyReg hat die genannten Basisdokumente in der jeweils gültigen Fassung in mehreren Sprachen auf ihrer Homepage publiziert. Sie sind somit jederzeit einsehbar und werden als allen Mitgliedern bekannt vorausgesetzt, zumal die Mitglieder mit der allgemeinen Beitrittserklärung auf Seite 18 des Aufnahmegesuchs erklären, Statuten und Reglement zur Kenntnis genommen zu haben und sich deren Bestimmungen vorbehaltlos zu unterwerfen.
Welches sind meine Pflichten als Mitglied der SRO PolyReg?
Ausser den Sorgfaltspflichten, die Sie als Finanzintermediär gemäss dem GwG einhalten müssen und die im Reglement der SRO PolyReg konkretisiert worden sind, und der Wahrnehmung der Schulungspflicht gemäss Art. 8 GwG, treffen Sie zusätzliche Vereinspflichten. Deren Einhaltung ist für die Beibehaltung der Mitgliedschaft ebenso Voraussetzung wie die Beanstandungsfreiheit punkto Sorgfaltspflichten des GwG.
Die Schulungspflicht ist mittels Absolvierung einer Grundschulung innert 6 Monaten seit Eintritt des Mitglieds, bzw. für neu eintretende Mitarbeiter seit deren Stellenantritt, wahrzunehmen (§39 Abs. 2 der Statuten i.V.m. §61 Abs. 2 des Reglements). Ab dem Folgejahr ist die Weiterbildungspflicht wahrzunehmen. Dabei erachtet die SRO PolyReg die Pflicht als erfüllt, wenn ein Vertreter eines Mitglieds an einer Weiterbildung teilgenommen hat, wobei ein und dieselbe Person die Pflicht zugleich für mehrere Mitglieder erfüllen kann.
Die Weiterbildungspflicht kann ausnahmsweise auch dadurch wahrgenommen werden, dass eine Schulung bei einer anderen SRO absolviert wird. Dies setzt jedoch eine vorgängige Bewilligung durch den Geschäftsführer der SRO PolyReg voraus (§61 Abs. 1 des Reglements). Die SRO PolyReg anerkennt Schulungsveranstaltungen der anderen SRO als den eigenen Schulungen gleichwertig. Nicht anerkannt werden jedoch GwG-Kurse von Banken, Versicherungen und anderen Institutionen.
Weiter besteht eine vereinsinterne Mutationsmeldepflicht gemäss §8 Abs. 2 der Statuten sowie eine allgemeine Auskunftspflicht gemäss §15 der Statuten. Mitglieder haben Änderungen der Voraussetzungen, die zur Erlangung ihrer Mitgliedschaft geführt haben, von sich aus ohne Verzug dem Geschäftsführer zu melden. Sie halten dadurch das Mitgliederdossier aktuell. Zur Erleichterung der Mitglieder hat die SRO PolyReg ein Mutationsmeldeformular entwickelt, das für sämtliche Mutationsmeldungen zu verwenden ist und zugleich Auskunft darüber erteilt, welche Beilagen allenfalls notwendigerweise mit einzureichen sind. Das Formular ist auf der Homepage der SRO PolyReg jederzeit abrufbar.
Abgesehen von der Beitragspflicht und der generellen Pflicht zur Bezahlung der dem Verein geschuldeten Beträge, besteht eine umfassende Mitwirkungspflicht, namentlich bei den (ordentlichen und ausserordentlichen) Prüfungen (§51 Abs. 6 und §53 Abs. 3 des Reglements), aber auch punkto ständiger Erreichbarkeit sowie punkto Umsetzung von Weisungen der SRO PolyReg und in Sanktionsverfahren (§54 Abs. 2 des Reglements).
Welches sind meine Rechte als Mitglied der SRO PolyReg?
Teilnahme und Mitbestimmung an der Vereinsversammlung (§25 der Statuten), das Vorschlagen von Traktanden an der Vereinsversammlung (§25 Abs. 4 der Statuten), Stellung eines Gesuchs um Verwendung der eigenen Revisionsstelle als GwG-Prüfstelle (§34 Abs. 1 der Statuten), Stellung eines Gesuchs um Eigenschulung (§61 Abs. 3 des Reglements), Stellung eines Gesuchs um Bewilligung einer Schulungsteilnahme bei einer anderen SRO (§61 Abs. 1 des Reglements), Stellung eines Gesuchs um Dispensation von der Grundschulung (§62 Abs. 1 des Reglements), Einreichung einer Inaktivitätserklärung und Bezahlung eines reduzierten Pauschalbeitrags im Folgejahr (Beitragsskala Punkt 5), reglementarische Rechte bei der Wahrnehmung der Sorgfaltspflichten des GwG, namentlich den Beizug Dritter (nach Massgabe von §38 des Reglements) sowie die Stellung eines Gesuchs um Prüfaufschub in maximal zwei aufeinander folgenden Jahren (nach Massgabe von §51 Abs. 3 und 4 des Reglements).
Wie endet eine Mitgliedschaft in der SRO PolyReg?
Entweder durch Austritt oder durch Ausschluss. Eine stillschweigende Beendigung, beispielsweise durch Konkurs ist nicht vorgesehen. Es obliegt den Mitgliedern bis zum Ende ihrer dank der Mitgliedschaft legitimierten finanzintermediären Tätigkeit, die Vereinspflichten wahrzunehmen (siehe Frage F.3 zu Mutationsmelde- und Mitwirkungspflicht). Auch im Falle eines Konkurses ist die Mitgliedschaft ordentlich zu beenden.
Einzige Ausnahme davon stellen Todesfälle bei Inhabern von Einzelfirmen dar. Sterben hingegen die Alleinaktionäre oder Einzelgesellschafter von juristischen Personen, haben die Erben der SRO PolyReg anzuzeigen, ob die Mitgliedschaft weiter bestehen bleibt (was in der Regel eine Neubestellung von Funktionen und damit Mutationsmeldungen notwendig macht) oder ob die Gesellschaft liquidiert werden soll.
Ein Austritt kann – nach Massgabe von §9 der Statuten und unter Vorbehalt einer allfälligen Schlussprüfung – jederzeit durch schriftliche Erklärung inkl. Begründung für den Austritt an den Geschäftsführer der SRO PolyReg erfolgen.
Der Ausschluss ist in der Regel eine (und zugleich die schärfste) Sanktion gegen ein Mitglied und wird lediglich nach Durchführung eines Sanktionsverfahrens ausgesprochen, bei welchem dem betroffenen Mitglied das rechtliche Gehör gewährt wurde. Hingegen werden Mitglieder, die ihren finanziellen Verpflichtungen trotz eingeschriebener Mahnung nicht nachkommen oder die an der angegebenen Adresse nicht mehr zu erreichen sind, sofort ausgeschlossen (§10 Abs. 4 der Statuten und §57 Abs. 2 des Reglements). In solchen Fällen erfolgt der Ausschluss direkt und ohne Sanktionsverfahren (siehe Frage H.4).

G. SRO PolyReg: Prüfwesen

Wie oft werde ich geprüft? Welche Rolle spielt meine allfällige Inaktivität dabei?
Mitglieder werden durchschnittlich alle zwölf Monate einmal von einer Prüfstelle bezüglich der Einhaltung der Vereins-, Sorgfalts- und Meldepflichten vor Ort in ihrem Betrieb geprüft (§51 Abs. 1 des Reglements; siehe Frage F.3).
Diese Regel gilt für alle Mitglieder, insbesondere auch für inaktive Mitglieder (siehe Frage E.3).
Sie wird nur durchbrochen, wenn ein Prüfaufschub nach §51 Abs. 3 des Reglements gewährt wird (siehe Frage G.2).
Was ist ein Prüfaufschub? Wie kann ich ihn erwirken?
Von Amtes wegen oder auf schriftliches Gesuch eines Mitglieds hin, kann die ordentliche Prüfung bis zu zwei Mal um ein Jahr hinausgeschoben werden, wenn die letzte Prüfung durch eine Prüfstelle der SRO PolyReg erfolgte und keine Erstprüfung darstellte, bei den zwei vorangegangenen Prüfungen keine wesentlichen Mängel festgestellt wurden und die Tätigkeit des Mitglieds aufgrund der Grössenverhältnisse (Transaktionsvolumina, verwaltetes Vermögen, Anzahl Kunden etc.), der Herkunft der Kunden, der Tätigkeitsgebiete und der Stabilität der Geschäftsbeziehungen nur ein geringes Geldwäschereirisiko in sich birgt (§51 Abs. 3 des Reglements). Im Idealfall kann ein Mitglied somit in einen Dreijahres-Prüfrhythmus geraten, sofern es jeweils rechtzeitig ein Gesuch um Prüfaufschub einreicht.
Erstprüfungen können nach dem Gesagten nie aufgeschoben werden. Neue Mitglieder werden deshalb stets mindestens einmal initial geprüft, bevor auf ein Prüfaufschubsgesuch eingetreten wird. Die Erstprüfung schliesst gleichsam das erste Mitgliedschaftsjahr ab. Weil Prüfrhythmus und Beitragsjahr meist nicht deckungsgleich ausfallen, kann dies dazu führen, dass eine deklarierte Inaktivität erst auf das dritte Kalenderjahr einer Mitgliedschaft hin beitragsmässig berücksichtigt werden kann. Das wirkt sich wiederum auch auf die Schulungspflicht aus (siehe Frage E.3).
Eine Prüfung wird nie automatisch aufgeschoben. Obwohl ein Prüfaufschub risikobasiert auch von Amtes wegen gewährt werden kann, obliegt es grundsätzlich den Mitgliedern, einen Prüfaufschub nachzusuchen. Die SRO PolyReg stellt dazu ein standardisiertes Formular zur Verfügung. Es sind folgende Fristen gemäss §51 Abs. 4 des Reglements zu beachten: Für den ersten Prüfaufschub muss das Gesuch innert 6 Monaten seit der letzten Prüfung bei der Geschäftsstelle der SRO PolyReg eingehen. Das Gesuch für den zweiten Aufschub kann frühestens nach einem Jahr seit der letzten Prüfung gestellt werden, muss dann jedoch innerhalb von 6 Monaten eingereicht werden, also spätestens 18 Monate nach der letzten Prüfung.
Wie läuft das ordentliche Prüfverfahren ab?
Die Prüfstelle eines Mitglieds wird von der SRO PolyReg rechtzeitig und unter Fristansetzung zur Vornahme der GwG-Prüfung beauftragt. Sie setzt sich anschliessend mit dem Mitglied in Kontakt und vereinbart einen Prüftermin. Nach vollzogener Prüfung verfasst die Prüfstelle einen schriftlichen Bericht zuhanden der SRO PolyReg und übermittelt dem Mitglied direkt eine Kopie davon. Die Prüfleistung wird anschliessend anhand des vom Mitglied zu unterzeichnenden Stundenrapports abgerechnet und ist vom Mitglied zu bezahlen (siehe Frage C.7).
Im Prüfbericht festgehaltene Beanstandungen ziehen Anweisungen der SRO PolyReg zur Behebung des beanstandeten Zustands nach sich und können – abhängig von der Schwere des festgestellten Verstosses – zur Eröffnung eines Sanktionsverfahrens führen (§52 Abs. 4 des Reglements; siehe Frage H.1).
Die Prüfer und die SRO PolyReg wahren das Geschäfts- oder Berufsgeheimnis der Mitglieder (§51 Abs. 7 des Reglements).
Die Prüfungen können – soweit dies der Zweck der Prüfung erfordert – auch unangemeldet erfolgen.
Was ist Gegenstand der Prüfung?
Die Prüfstellen prüfen die Einhaltung der Bestimmungen des Geldwäschereigesetzes, der Statuten und des Reglements.
Die Prüfung erfolgt nach den Bestimmungen des risikobasierten Aufsichtskonzepts und erstreckt sich insbesondere darauf, ob die verlangten Dokumente in Umsetzung der Sorgfalts- und Dokumentationspflicht ordnungsgemäss erstellt und aufbewahrt werden, ob die vorerwähnten Unterlagen darauf schliessen lassen, dass die Identifikations- und Abklärungspflichten eingehalten wurden, ob die Meldepflicht gegebenenfalls ordnungsgemäss erfüllt wurde und ob die Pflicht zur Schulung eingehalten wurde und die Mitarbeiter einen genügenden Kenntnisstand aufweisen, resp. ob ein internes Schulungskonzept vollständig umgesetzt wurde.
Die Prüfung erstreckt sich auch darauf, ob die Voraussetzungen für den Anschluss an die SRO PolyReg dauernd eingehalten wurden und ob alle Mutationen gemäss §8 Abs. 2 der Statuten unverzüglich gemeldet wurden (§52 Abs. 1-3 des Reglements).
Was ist eine ausserordentliche Prüfung?
Eine ausserordentliche Prüfung dient dazu, Verdachtsmomente oder Unregelmässigkeiten abzuklären sowie bei festgestellten Verstössen zusätzliche Erkenntnisse zu erschliessen, wenn sich der Erkenntnisstand nicht bereits anhand der Angaben aus einer ordentlichen Prüfung als ausreichend erweist. (§53 Abs. 1 des Reglements).
Wer führt eine ausserordentliche Prüfung durch? Wie läuft eine solche ab?
Für die Durchführung einer ausserordentlichen Prüfung kann ein unabhängiger Untersuchungsbeauftragter eingesetzt werden, der im Auftrag des Vorstands handelt und dem Vorstandsausschuss oder der Vorstandsdelegation der SRO PolyReg über seine Feststellungen schriftlich Bericht erstattet. Die Kosten der ausserordentlichen Prüfung sind in der Regel vom Mitglied zu tragen (§53 Abs. 1 und 4 des Reglements).
Der unabhängige Untersuchungsbeauftragte nimmt Beweismittel zu den Akten und erstellt einen schriftlichen Bericht über seine Feststellungen. Er kann seinen Bericht mit einem Antrag auf Sanktionierung verbinden. Das betroffene Mitglied hat den unabhängigen Untersuchungsbeauftragten zu unterstützen und ihm jede erforderliche Einsicht zu gewähren (§53 Abs. 2 und 3 des Reglements).
Auf der Basis der derart erstellten Erkenntnislage entscheidet der Vorstand über die allfällige Anhebung eines Sanktionsverfahrens.
Die Prüfungen können – soweit dies der Zweck der Prüfung erfordert – auch unangemeldet erfolgen.
Was kosten die Prüfungen?
Ordentliche Prüfungen werden nach notwendigem und gebotenem Zeitaufwand zu einem Ansatz von Fr. 250.– die Stunde zzgl. Spesen und Barauslagen (70 Rappen pro km; 80 Rappen pro Kopie) abgerechnet, wenn sie von einer durch die SRO PolyReg akkreditierten Prüfstelle (sogenannte interne Prüfstelle) durchgeführt werden. Dasselbe gilt für den Ansatz der unabhängigen Untersuchungsbeauftragten. Die Abrechnung erfolgt in Einheiten von 15 Minuten.
Ansonsten richten sich die verrechneten Stundenansätze nach den Richtlinien der (mitgliederspezifischen) Revisionsstelle (siehe Fragen C.7 und D.6). PolyReg erhebt von Mitgliedern, die durch ihre mitgliederspezifische Prüfstelle geprüft werden, einen Prozentsatz der gesamten Revisionskosten als Abgeltung für die mit der Kontrolle und Oberaufsicht verbundenen Aufwände (Beitragsskala Ziff. 6).

H. SRO PolyReg: Sanktionen und Schiedsgerichtsbarkeit

Wann greift die SRO PolyReg zum Mittel der Sanktion?
Festgestellte Verstösse der Mitglieder gegen die Vereinspflichten oder Pflichten aus dem GwG und dem Reglement, namentlich Sorgfaltspflichten (Art. 3-8 GwG), Meldepflicht (Art. 9 GwG), Schulungspflicht (Art. 8 GwG) sind zu sanktionieren (§45 Abs. 1 der Statuten).
Bei fahrlässig begangenen Verstössen kann anstelle einer Busse eine Verwarnung ausgesprochen oder von einer Sanktion abgesehen werden (§55 Abs. 2 des Reglements). Bei geringfügigen Verstössen, die zudem kurzfristig (max. 30 Tage) behebbar sind, werden in der Regel keine Sanktionsverfahren angehoben. Ein fehlbares Mitglied wird jedoch schriftlich und unter Fristansetzung zur Behebung des Verstosses angewiesen.
Welche Sanktionen sind denkbar?
Folgende Sanktionen können ausgesprochen werden: Verwarnung, Busse von Fr. 300.– bis zu 1'000'000.–, Androhung des Ausschlusses und Ausschluss (§45 Abs. 2 der Statuten und §54 Abs. 1 des Reglements).
Vorsätzliche Verstösse werden in jedem Falle auch mit Busse geahndet. Mit den Sanktionen können Untersuchungskosten, Spruch- und Schreibgebühren auferlegt werden (§45 Abs. 4 und 5 der Statuten).
Soweit notwendig und möglich wird die Sanktion mit einer Aufforderung zur Wiederherstellung des ordnungs- und gesetzmässigen Zustandes innert einer Frist von längstens drei Monaten verbunden. Die Aufforderung kann zudem verbunden werden mit Weisungen und Auflagen zur internen Organisation des Finanzintermediärs (§54 Abs. 2 des Reglements).
Wie werden Bussen bemessen?
Bei der Bemessung einer Busse ist auf die Schwere des Verstosses, den Grad des Verschuldens und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Mitglieds abzustellen. Parallele staatliche Massnahmen und/oder Strafen hindern die vereinsinterne Sanktion nicht. Sie sind jedoch mildernd zu berücksichtigen, wenn sich aus der Kumulation eine unangemessene Härte ergibt (§55 Abs. 1 des Reglements).
Wann kommt es zum Ausschluss aus der SRO PolyReg?
Der Ausschluss kann angeordnet werden bei Verstössen gegen Vereinspflichten oder Pflichten aus dem GwG, dem Reglement oder den Statuten, wenn das fehlbare Mitglied den gesetzmässigen, reglementarischen oder statutarischen Zustand innert gesetzter Frist nicht wiederherstellt oder bei wiederholtem Verstoss (§56 Abs. 1 des Reglements).
Ein Mitglied wird ausgeschlossen, wenn es die Voraussetzungen zur Beibehaltung der Mitgliedschaft nicht mehr erfüllt (siehe Frage F.3), insbesondere – aber nicht nur – wenn es personell oder organisatorisch keine Gewähr mehr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bietet und den ordnungsgemässen Zustand innert gesetzter Frist von maximal drei Monaten nicht wiederherstellt (§56 Abs. 2 des Reglements).
Die SRO PolyReg verlangt von ihren Mitgliedern in §2 Abs. 2 der Statuten zudem, dass sie rechtlich und ethisch einwandfreie Finanzdienstleistungen von hoher Qualität erbringen. Die rechtliche Beanstandungsfreiheit beurteilt sich dabei anhand der (voraussichtlichen) Einhaltung aller, namentlich aller finanzmarktrechtlich relevanten Gesetze und Erlasse. Verstösse gegen solche Bestimmungen können unter Umständen auch zum Ausschluss führen.
Ein Mitglied muss ausgeschlossen werden, wenn es wichtige Vorschriften des GwG, namentlich die Meldepflicht, vorsätzlich oder grobfahrlässig verletzt hat (§56 Abs. 4 des Reglements). Der Ausschluss erfolgt zudem auch, wenn das Mitglied für den Verein oder das Schiedsgericht nicht mehr erreichbar ist oder direkt bei Nichtbezahlung dem Verein geschuldeter Ausstände (siehe Frage F.5).
Mit dem Ausschluss oder der Androhung des Ausschlusses kann in jedem Falle auch eine zusätzliche Busse ausgesprochen werden (§56 Abs. 5 des Reglements; siehe Frage H.3).
Wie läuft ein Sanktionsverfahren ab?
Das Verfahren beginnt damit, dass dem Mitglied die Verfahrenseröffnung schriftlich und eingeschrieben angezeigt wird. In der Mitteilung sind die Vorhaltungen vermerkt sowie die in Aussicht gestellte Sanktion. Zudem wird dem Mitglied in demselben Schreiben Frist angesetzt, zu allen Punkten (Vorhaltungen, angedrohte Sanktion und deren Ausmass) schriftlich Stellung zu nehmen.
Nach Eingang der Stellungnahme oder nach unbenutztem Ablauf der Frist zur Stellungnahme entscheidet der Vorstandsausschuss über die Ausfällung einer Sanktion. Er berücksichtigt dabei die allenfalls vorgebrachten Argumente des Mitglieds, die er jedoch frei würdigt (siehe Frage H.7).
Ist ein Entscheid gefällt, wird er dem Mitglied schriftlich begründet und eingeschrieben zugestellt. Alle Sanktionsentscheide können anschliessend an das PolyReg-Schiedsgericht weitergezogen werden (§ 37 Abs. 1 der Statuten und §59 des Reglements). Das Schiedsgericht entscheidet Streitigkeiten zwischen Mitgliedern und der SRO PolyReg endgültig (siehe Frage D.13).
Auf Beschwerden über Ausschlüsse, die aufgrund der Nichtbezahlung von Forderungen des Vereins im Nachgang zu einer eingeschriebenen Mahnung mit Ausschlussandrohung ausgesprochen wurden, tritt das Schiedsgericht nur bedingt ein (vgl. §36 Abs. 5 der Statuten).
Welche Konsequenzen hat ein Sanktionsverfahren mit Blick auf die Eidgenössische Finanzmarktaufsicht FINMA?
Wird gegen ein Mitglied ein Sanktionsverfahren angehoben, das mit einem Ausschluss aus der SRO PolyReg enden könnte, so werden die Entscheide über die Eröffnung und den Abschluss des Verfahrens der FINMA mitgeteilt (§58 Abs. 1 des Reglements).
Wenn sich das Verfahren gegen einen Berufsgeheimnisträger richtet, so hat die Vorstandsdelegation durch geeignete Mittel (Anonymisierung der Dokumente etc.) für die Wahrung des Berufsgeheimnisses zu sorgen (§58 Abs. 2 des Reglements).
Welche Rechtsnatur haben die Sanktionsverfahren der SRO PolyReg und welche Verfahrensgrundsätze kommen zur Anwendung?
Der Zweck der SRO PolyReg umfasst die Durchsetzung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten des GwG und darüber hinaus die Prüfung, ob die Mitglieder rechtlich und ethisch einwandfreie Finanzdienstleistungen von hoher Qualität erbringen (vgl. §2 Abs. 2 der Statuten). Dies im Einklang mit der konstanten und jahrelangen Praxis der FINMA, wonach auch der Verstoss gegen andere finanzmarktrechtliche Vorschriften den guten Ruf des Finanzintermediärs und damit die Gewähr für die Einhaltung der Sorgfaltspflichten in Frage stellt.
Die SRO PolyReg übt über ihre Mitglieder keine prudentielle Aufsicht aus und bringt eine solche auch nicht durch die Hintertür ins Spiel, wenn sie Verstösse gegen §2 Abs. 2 der Statuten verfolgt. Die Sanktionsverfahren der SRO PolyReg und darauf abgestützte Massnahmen haben vorab präventiven Charakter und zielen primär auf die Wiederherstellung eines ordnungsgemässen Zustandes ab. Einem Sanktionsverfahren der SRO PolyReg kommt jedoch kein Strafcharakter zu.
Der Grundsatz "in dubio pro reo" stellt eine Beweiswürdigungsregel für den Strafrichter dar. Massgeblich für die Eröffnung eines Sanktionsverfahrens ist jedoch die Frage, ob ein ausreichender Anfangsverdacht besteht. Alsdann ist der Sachverhalt vom Vorstand oder Vorstandsausschuss analog zu den verwaltungsrechtlichen Bestimmungen (vgl. Art. 12 und 13 VwVG) von Amtes wegen abzuklären und der zu treffende Entscheid basiert auf der pflichtgemässen Überzeugung des Spruchkörpers. Somit gelangt nicht der Grundsatz in dubio pro reo zur Anwendung (welcher im Verwaltungsverfahren ohnehin nicht gilt, was sich e contrario aus Art. 6 Abs. 2 EMRK ergibt), sondern vielmehr derjenige der freien Beweiswürdigung (analog zu Art. 19 VwVG i. V. m. Art. 40 des Bundesgesetzes vom 4. Dezember 1947 über den Bundeszivilprozess BZP; SR 273).
Die SRO PolyReg ist deshalb nicht an bestimmte starre Beweisregeln gebunden, die ihr vorschreiben, wie sie zu ihren Einschätzungen zu gelangen hat, wie ein gültiger Beweis zu Stande kommt und welchen Beweiswert die einzelnen Beweismittel im Verhältnis zueinander haben (vgl. BGE 130 II 482 E. 3.2; BVGE vom 3. August 2007, C-1170/2006, E. 6.1).
Zudem wird in Sanktionsverfahren der SRO PolyReg sowohl der Unschuldsvermutung als auch dem Grundsatz von Art. 8 ZGB insofern gebührend Rechnung getragen, als sie die Gewährung des rechtlichen Gehörs der Betroffenen wahren und erst unter Würdigung aller Umstände und vorgebrachten Argumente über die Ausfällung von Sanktionen oder den Verzicht darauf entschieden wird, wobei solche Entscheide gegebenenfalls zudem der Überprüfung durch das statutarische Schiedsgericht standhalten müssen.
Eine Sanktionseröffnung stellt somit keine Vorverurteilung dar und verstösst auch nicht gegen die Unschuldsvermutung. Sie dient dazu, dem Mitglied die erhobenen Vorwürfe im Einzelnen darzustellen und die in Aussicht stehenden Sanktionsmassnahmen zur Kenntnis zu bringen, damit es von seinem Anspruch auf rechtliches Gehör Gebrauch machen kann.
Immerhin verlangt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung, dass sich die verfügende Instanz sorgfältig, gewissenhaft und unvoreingenommen ihre Meinung darüber bildet, ob der zu beweisende Sachumstand als wahr zu gelten hat oder nicht. Der Beweis ist geleistet, wenn aufgrund der Beweiswürdigung zur Überzeugung zu gelangen ist, dass sich der rechtserhebliche Sachumstand verwirklicht hat (BGE 114 II 289 E. 2a; BGE 105 Ib 114 E. 1a).
Wenn es um die Beurteilung von inneren Vorgängen bei einem Mitglied geht, ist es für die SRO PolyReg zulässig, von bekannten Tatsachen als Vermutungsbasis auf unbekannte als Vermutungsfolge zu schliessen. Solche tatsächlichen Vermutungen können sich in allen Bereichen der Rechtsanwendung ergeben, namentlich auch im öffentlichen Recht. Es handelt sich dabei um Wahrscheinlichkeitsfolgerungen, die auf Grund der Lebenserfahrung gezogen werden (BGE 130 II 482 E. 3.2 mit Hinweisen; BVGE vom 3. August 2007, C-1170/2006, E. 6.1).
Was kostet ein Sanktionsverfahren?
Mit den Sanktionen können Untersuchungskosten, Spruch- und Schreibgebühren auferlegt werden (§45 Abs. 5 der Statuten). Die Berechnung der Spruchgebühr richtet sich nach Massgabe der Verordnung des Obergerichts des Kantons Zürich über die Gerichtsgebühren vom 8. September 2010.
Welche Rechtsmittel bestehen gegen Sanktionsentscheide der SRO PolyReg?
Die Beschwerde an das Schiedsgericht (siehe Frage H.5). Dieses entscheidet Streitigkeiten zwischen Mitgliedern und der SRO PolyReg endgültig. Weitere Rechtsmittel bestehen nicht (siehe Frage D.13).
Welche Funktion hat der Verantwortliche für das Schiedsgericht?
Dem Verantwortlichen kommt die Prozessleitung bis zum Vorliegen einer schriftlichen Beschwerdebegründung und Beschwerdeantwort und bis zur Konstituierung des Schiedsgerichts zu. Danach obliegt die weitere Verfahrensleitung dem Schiedsgericht selbst (§38 Abs. 3 der Statuten). Die dann amtenden Schiedsrichter sind vom Verein unabhängig (Nichtmitglieder) und müssen über Fachkompetenz verfügen.
Der Verantwortliche hat insbesondere entsprechende Fristen anzusetzen und Versäumnisfolgen anzudrohen, sowie die Einschreibegebühr einzuziehen. Der Verantwortliche kann ein Beschwerdeverfahren aus prozessualen Gründen abschreiben oder sistieren, wenn der Grund vor der Konstituierung des Schiedsgerichts eintritt, so namentlich bei Säumnis mit der Beschwerdebegründung, bei Nichtleistung der Einschreibegebühr, bei Rückzug einer Beschwerde bzw. bei Verzicht auf Durchführung des Beschwerdeverfahrens, bei Wiedererwägung des angefochtenen Entscheides durch den Vorstand unter gleichzeitiger Aufhebung des angefochtenen Entscheides, bei Konkurs eines beschwerdeführenden Mitglieds etc. In solchen Fällen kann auf die Erhebung von Gebühren für das Beschwerdeverfahren und auf die Zusprechung von Prozessentschädigungen verzichtet oder durch den Verantwortlichen entschieden werden (§38 Abs. 2 der Statuten; siehe Frage H.13).
Wie läuft ein Schiedsverfahren ab?
Der Ablauf eines Schiedsverfahrens ist im Detail in §38 der Statuten dargelegt.
Wie verhält es sich mit der aufschiebenden Wirkung einer Beschwerde? Was sind die Konsequenzen bei Entzug der aufschiebenden Wirkung?
Einer Beschwerde an das Schiedsgericht kommt üblicherweise aufschiebende Wirkung zu. Das bedeutet, dass die Rechtskraft des Sanktionsentscheids erst eintritt, wenn das Schiedsgericht abschliessend geurteilt hat.
Der Vorstand kann jedoch in dringenden Fällen der Beschwerde die aufschiebende Wirkung entziehen und vorsorgliche Massnahmen treffen. Solche Anordnungen des Vorstands unterliegen auf Einsprache hin der (separaten) Überprüfung durch einen speziell dafür auszulosenden Einzelschiedsrichter (§12 Abs. 4 der Statuten).
Ein Entzug der aufschiebenden Wirkung einer Schiedsgerichtsbeschwerde gegen einen Ausschlussentscheid bewirkt, dass ein ausgeschlossenes Mitglied entweder seine finanzintermediäre Tätigkeit einstellen oder sich binnen zweier Monate einer anderen SRO anschliessen muss.
Die aufschiebende Wirkung wird dabei in Anwendung von §12 Abs. 2 der Statuten in der Regel dann entzogen, wenn eine geordnete Aufsicht über das auszuschliessende Mitglied nicht oder nicht mehr als gewährleistet betrachtet werden kann.
Dies ist unter verschiedenen denkbaren Situationen besonders dann zu befürchten, wenn die Tätigkeit des Mitglieds den Anforderungen und Auflagen von Gesetz, Statuten und Reglement zuwider läuft und aufgrund der grundlegenden Natur eines erkannten Missstandes keine Aussicht darauf besteht, dass innert nützlicher Frist ein rechtmässiger Zustand herbeigeführt werden kann – sei es, weil dies das Mitglied zur Aufgabe seiner Gewerbsaktivität zwingen würde, sei es, weil sich das Mitglied der Aufsicht der SRO PolyReg entzieht, indem es sich beispielsweise nicht prüfen lässt, sei es, dass sich das Mitglied Anweisungen der SRO PolyReg aktiv widersetzt oder dass eine bereits andernorts als gesetzwidrig erkannte Tätigkeit hierzulande unrechtmässig fortgesetzt wird.
Hingegen kommt einer allfälligen Beschwerde gegen die Höhe festgesetzter Kosten und Gebühren stets die aufschiebende Wirkung zu.
Was kostet ein Schiedsverfahren?
Ein beschwerdeführendes Mitglied hat auf Aufforderung des Verantwortlichen eine Einschreibegebühr wie folgt zu leisten:

Fr. 500.–, wenn lediglich eine Gebühr strittig ist,

Fr. 1'000.–, wenn eine Sanktion strittig ist und

Fr. 2'000.–, wenn die Nichtaufnahme/der Ausschluss strittig ist.

Das Schiedsgericht kann nach seiner Konstituierung einem beschwerdeführenden Mitglied weitergehende Kautionsleistungen auferlegen und bei Säumnis das Nichteintreten auf die Beschwerde beschliessen. Die Höhe der Kaution ist nach den mutmasslichen Kosten des Schiedsgerichtes sowie allfällig umstrittener offenen Kosten des Vereins zu bemessen. Bei Säumnis mit der Einschreibegebühr oder einer weitergehenden Kautionsleistung werden keine Nachfristen angesetzt (vgl. §38 Abs. 7 der Statuten).